Partiendo del problema de que en el Archivo Histórico Provincial de Granma (AHP) no se logra gestionar integralmente aspectos ambientales y riesgos asociados a los procesos y la nueva estructura concebida en las normativas de conservación documental; se mostró interés por crear un sistema de gestión ambiental (SGA) basado en la NC ISO 14001:2015.
Se concretó la etapa de proyección del diseño de un SGA articulado con las normativas cubanas referentes a la conservación de las fuentes documentales, evidenciándose que es posible una integración operativa y documental de las normativas referentes a la archivística y la ISO 14001:2015, con lo que se logra un sinergismo entre la protección ambiental y la conservación preventiva del patrimonio documental que permitirá gestionar progresiva e integralmente los aspectos ambientales y sus riesgos asociados en el AHP de Granma.
Para el diseño del SGA se siguieron los requisitos especificados en la norma internacional y se empleó el método de pasos fijos descrito en la NC ISO 14005: 2019.
Se concluyó la etapa de proyección del SGA con un programa de acciones que permiten: desarrollar la política, cumplir los requisitos legales, atender los riesgos y oportunidades prioritarios, lograr los objetivos pretendidos en el control de los aspectos ambientales significativos, prepararse y responder ante emergencias, así como evaluar la eficacia de las acciones y del sistema de gestión a través de indicadores establecidos.
El cumplimiento por el Archivo Histórico Provincial de lo estipulado por ambas normativas tiene múltiples beneficios, entre ellos los siguientes:
- Reducción del impacto medioambiental derivado de la actividad de la entidad y que a su vez afectan a la salud de la documentación y trabajadores.
- Permite el cumplimiento de las legislaciones y normativas que implica la reducción/eliminación de multas y sanciones por no tenerlas en cuenta.
- Mejora la gestión de los recursos produciendo un ahorro en consumo de agua, energía y otras materias primas, al llevar sobre ellos un control y seguimiento eficiente, se mejora la eficacia de los procesos productivos, y se reduce la cantidad de residuos generados.
- Reduce el riesgo de accidentes ambientales que implican deterioro o pérdida de nuestro principal objeto social: la documentación.
- Con la obtención, mejora y actualización de infraestructura de activos fijos, recursos y equipamiento, se logra un beneficio para la conservación documental (cumplimiento de los lineamientos) y del sistema de gestión (ISO 14001/2020) a la vez.
- Mejora de la imagen de la entidad y relaciones con terceros al crear una valoración más positiva de la entidad por usuarios, centros y entidades relacionadas con la actividad propia del Archivo.
- Mejora de gestión con la planificación y control de las inversiones para las condiciones de laborales y ambientales en vista de la conservación documental.
- Mejora la conciencia social en torno a estos temas y se convierte en rutinario las tareas que se llevan a cabo por una misma persona, para s cumplir con requisitos del sistema y el cumplimiento de los objetivos.
