Con el transcurso del tiempo todos los documentos se deterioran. Este proceso es inevitable, pero una vez que se conocen los factores que lo desencadenan o aceleran se deben llevar a cabo acciones encaminadas a aminorar el deterioro de la documentación.
Influyen en este deterioro de los soportes documentales factores externos como agentes ambientales: humedad relativa, temperatura, iluminación, la contaminación atmosférica y agentes biológicos como: microorganismos, insectos, roedores, aves. Es de vital importancia entonces cumplir con medidas preventivas para contrarrestar el efecto negativo de estos:
- Mantener orden y una higiene adecuada en los depósitos.
- Emplear estantes metálicos adecuados
- Ubicar mallas en puertas y ventanas para filtrar así en alguna medida, el aire de polvo e impedir la entrada de insectos.
- Garantizar en los depósitos una ventilación natural
- Emplear cajuelas, sobres o files que sean de una cartulina de pH neutro
- Evitar que penetre la luz solar incidiendo en los documentos ni sobre su entorno.
- Realizar inspecciones sistemáticas que permitan determinar el estado de conservación general, presencia de plagas, humedad, mala posición de almacenamiento, envoltorio inadecuado.
- Controlar la temperatura y la humedad relativa.
